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Le co-marquage est un service proposé par l'État aux administrations qui a pour objectif de faciliter la diffusion de l'information administrative vers le public et de rapprocher les données nationales et locales en faveur d'un meilleur renseignement de l'usager.
En principe, vous pouvez obtenir la communication des documents administratifs existants.
Par exemple : les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions.
Les archives publiques sont communicables.
Le délai varie selon la nature des informations que contient le document demandé. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est libre au bout de 75 ans. Les registres de décès sont immédiatement communicables.
Les documents administratifs non librement communicables (documents sensibles ou contenant des informations sur les personnes) sont accessibles dans un délai compris entre 25 et 100 ans.
Les documents administratifs non communicables sont les :
Toutefois, vous pouvez y accéder partiellement si les mentions " sensibles", ou protégeant le secret, peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
Les documents administratifs concernant une personne nommément désignée ne sont communicables qu'à celle-ci. Ils peuvent l'être aussi à la personne mandatée par elle et agissant en son nom (par exemple un avocat). Il s'agit des documents :
Toutefois, un document administratif accessible au seul intéressé peut être, dans certains cas, communicable à quiconque, si les mentions "personnelles" peuvent être masquées.
Vous devez faire une demande à l'administration ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public détenteur du document.
La demande peut être orale ou écrite. Il est utile d'envoyer un courrier (papier ou électronique) et d'en conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.
Votre demande doit être précise afin que l'administration puisse identifier le document demandé.
Vous n'avez pas à motiver votre demande.
Une personne responsable de l'accès aux documents administratifs réceptionne les demandes de communication et les réclamations et veille à leur instruction.
Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (par exemple, sur le site internet).
À noter : l'administration n'est pas tenue de répondre aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique.
Vous pouvez accéder à un document administratif soit :
Votre choix s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple, format du document incompatible avec celui demandé).
Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.
Si l'administration accepte votre demande de communication, cette dernière doit intervenir dans le mois.
Si votre demande porte sur plusieurs documents, l'administration a le droit de proposer de les consulter sur place. Les pages sélectionnées seront photocopiées et remises. L'administration peut aussi d'étaler dans le temps la communication.
L’administration peut rejeter, par décision motivée, votre demande de communication. Avant de saisir le juge administratif, vous devez obligatoirement saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada).
Elle donne un avis sur le caractère communicable ou non du document.
À savoir : la Cada n'est pas compétente pour l'accès aux archives publiques relatives aux minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.
Qu'est-ce qu'un document administratif ?
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2013